Frachtrechnung erstellen: Pflichtangaben, Muster und Checkliste
Kurz gesagt: Eine Frachtrechnung braucht die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG — beide Firmen mit Anschrift, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungs- und Leistungsdatum, eine eindeutige Beschreibung der Beförderung, Netto, Steuersatz und Steuerbetrag — oder statt der Steuer den passenden Hinweis, etwa „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" bei EU-Kunden. Dazu kommen die Angaben, an denen der Kunde Ihre Rechnung seinem Auftrag zuordnet: Auftragsnummer, Route, Lade- und Entladedatum und der Ablieferbeleg. Unten finden Sie jede Angabe mit dem typischen Fehler, ein Muster und eine Checkliste.
Pflichtangaben einer Frachtrechnung nach § 14 UStG
| Pflichtangabe | Was auf der Frachtrechnung steht | Typischer Fehler |
|---|---|---|
| Name und Anschrift beider Unternehmen | Vollständige Firmierung und Anschrift von Ihnen und vom Rechnungsempfänger | Kurzname aus der Frachtenbörse statt der Firmierung, die beim Kunden im Handelsregister steht |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Ihre USt-IdNr. (bei EU-Kunden zwingend sinnvoll, bei Reverse Charge auch die des Kunden) | USt-IdNr. des Kunden ohne Länderkennzeichen oder nie geprüft |
| Rechnungsdatum | Tag der Ausstellung | Datum der Vorlage stehen gelassen |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Einmalig, ohne Doppelungen; Lücken müssen erklärbar sein | Zwei Personen nummerieren parallel in eigenen Tabellen |
| Art und Umfang der Leistung | „Güterbeförderung" mit Route, Ladungsart, ggf. Gewicht oder Lademeter | Nur „Transport lt. Auftrag" — der Kunde kann die Rechnung keinem Auftrag zuordnen |
| Zeitpunkt der Leistung | Liefer- bzw. Entladedatum (bei Sammelrechnung der Zeitraum) | Fehlt ganz, weil es „ja im Auftrag steht" |
| Entgelt | Nettobetrag, getrennt nach Steuersätzen; Zuschläge als eigene Positionen | Standgeld oder Maut im Frachtpreis versteckt — später nicht mehr nachvollziehbar |
| Steuersatz und Steuerbetrag | Bei Inlandskunden 19 % und der Betrag | 0 % ohne Begründung |
| Hinweis statt Steuer | „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (EU-Unternehmer) bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung | Englischer Standardtext ohne den deutschen Pflichthinweis |
Nicht vom Gesetz verlangt, aber für die Zahlung entscheidend: Auftragsnummer bzw. Kundenreferenz, Lade- und Entladeort mit Datum, Kennzeichen, CMR-Nummer und der Ablieferbeleg als Anlage. Fehlt eine davon, landet die Rechnung beim Kunden oft im Klärungsstapel — und Ihr Zahlungsziel beginnt faktisch erst, wenn sie dort wieder herauskommt.
Muster: so sieht eine vollständige Frachtrechnung aus
Ein Beispiel mit erfundenen Daten für einen Transport an einen Kunden in Polen:
| Rechnungsnummer / -datum | RE-2026-0142 · 21.10.2026 |
| Rechnungsempfänger | Beispiel Logistik Sp. z o.o., ul. Przykładowa 1, 44-100 Gliwice, PL · USt-IdNr. PL1234567890 |
| Ihre Referenz | Auftrag 4500123456 |
| Leistung | Güterbeförderung Stuttgart (DE) → Gliwice (PL), 33 Paletten, 13,6 LDM · beladen 14.10.2026, entladen 15.10.2026 · CMR 778812 · Kennzeichen S-XY 123 |
| Fracht | 1.450,00 € |
| Standgeld Entladestelle, 3 Std. × 45 € | 135,00 € |
| Nettobetrag | 1.585,00 € |
| Hinweis | Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge, Art. 44 und 196 MwStSystRL) |
| Zahlungsziel | 30 Tage, fällig 20.11.2026 · IBAN / BIC |
| Anlage | Ablieferbeleg (CMR mit Stempel und Unterschrift) |
Welche Umsatzsteuer gehört auf die Frachtrechnung?
- Kunde in Deutschland: 19 % Umsatzsteuer, ausgewiesen mit Betrag.
- Unternehmer in einem anderen EU-Land: Leistungsort beim Kunden — keine deutsche Umsatzsteuer, dafür der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers und die USt-IdNr. des Kunden. Prüfen Sie diese vorher im MIAS/VIES; ohne gültige Nummer trägt im Zweifel Sie die Steuer. Ausführlich: Reverse Charge im Transport.
- Unternehmer außerhalb der EU: Leistungsort ebenfalls beim Kunden — in Deutschland nicht steuerbar, mit entsprechendem Hinweis.
- Standgeld, Fehlfracht, Maut: Sie hängen an der Beförderung und werden in der Regel wie die Fracht behandelt — eigene Position, gleiche Steuer. Wie man sie sauber berechnet: Frachtausfall, TONU und Stornogebühren.
Stimmen Sie diese Fälle einmal mit Ihrem Steuerberater ab und lassen Sie die Software sie dann bei jeder Rechnung gleich anwenden — die meisten Fehler entstehen, wenn der Steuertext pro Rechnung von Hand gewählt wird.
E-Rechnung: was ab wann gilt
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen Papier- und PDF-Rechnungen weiter verschickt werden, bis Ende 2027 gilt das noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 €. Ab 2028 müssen inländische B2B-Rechnungen als strukturierte E-Rechnung (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) ausgestellt werden. Ein PDF per E-Mail ist dann keine E-Rechnung mehr. Grenzüberschreitende Rechnungen an EU-Kunden sind davon zunächst nicht betroffen.
Korrigieren statt ändern
Eine verschickte Frachtrechnung wird nicht bearbeitet und nicht gelöscht. Sie wird mit einer Stornorechnung bzw. Rechnungskorrektur unter neuer Nummer berichtigt, die auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Kommt nach der Rechnung noch etwas dazu — etwa Standgeld, das der Kunde erst später bestätigt — stellen Sie eine eigene Rechnung mit Bezug auf die erste aus.
Subunternehmer rechnen Sie am einfachsten im Gutschriftverfahren ab, erst nach geprüftem Ablieferbeleg: Gutschriftverfahren mit Frachtführern. Und wie Sie aus jeder Rechnung schneller Geld machen: 7 Hebel für schnellere Zahlung.
Checkliste, bevor eine Frachtrechnung das Büro verlässt
- Firmierung, Anschrift und USt-IdNr. des Kunden stimmen — die Nummer ist geprüft.
- Die Rechnungsnummer schließt an die vorherige an.
- Auftrags- und Kundenreferenz entsprechen den Angaben des Kunden.
- Route, Lade- und Entladedatum stehen auf der Rechnung.
- Steuersatz oder Hinweis passt zu diesem Kunden.
- Zuschläge (Standgeld, Fehlfracht, Maut) sind eigene Positionen — oder bewusst weggelassen.
- Der Ablieferbeleg ist angehängt.
- Zahlungsziel und Bankverbindung stehen auf der Rechnung.
Häufige Fragen
Muss der Ablieferbeleg mit der Frachtrechnung verschickt werden?
Gesetzlich nicht, aber viele Verlader und Speditionen geben die Zahlung ohne POD nicht frei. Beides zusammen zu schicken beseitigt den häufigsten Grund für verspätete Zahlungen.
Muss die Frachtrechnung auf Deutsch sein?
Nein. Eine Rechnung darf in jeder Sprache ausgestellt werden; das Finanzamt kann im Einzelfall eine Übersetzung verlangen. Den Pflichthinweis zur Steuerschuldnerschaft sollten Sie trotzdem auch auf Deutsch angeben.
Darf ich mehrere Transporte in einer Rechnung abrechnen?
Ja, als Sammelrechnung — dann mit dem Leistungszeitraum und jeder Beförderung als eigener Position mit Route, Datum und Referenz, damit der Kunde jede Position seinem Auftrag zuordnen kann.
Frachtrechnung aus dem Transport statt aus der Vorlage
Cargon erzeugt die Rechnung direkt aus dem abgeschlossenen Transport: Kunde, Route, Referenzen, Lade- und Entladedaten und Betrag sind ausgefüllt, die Nummer wird fortlaufend vergeben, und den Steuertext wählt das System aus Kundenland und geprüfter USt-IdNr. — inklusive VIES-Prüfung vor jeder Reverse-Charge-Rechnung. Standgeld oder Fehlfracht kommen als eigene Positionen dazu, auch nachträglich als eigene Rechnung mit Bezug auf die erste.