Speditionssoftware Vergleich 2026: Die besten TMS für kleine Speditionen
Kurz gesagt: Für eine Spedition oder ein Transportunternehmen mit 1 bis 10 Lkw ist 2026 die Speditionssoftware die beste, die Frachten ohne Abtippen übernimmt, die Marge jedes Transports vor der Disposition zeigt und aus einer zugestellten Ladung noch am selben Tag eine Rechnung macht — für deutlich unter 100 € im Monat. Alles andere ist zweitrangig. Dieser Vergleich zeigt, welche Arten von Software es gibt, was Excel wirklich kostet, wie Sie ein TMS in drei Testtagen prüfen und wo Cargon passt — und wo nicht.
Warum kleine Speditionen 2026 ein TMS brauchen
Kleine Speditionen mit 1 bis 10 Fahrzeugen stehen vor einem typischen Problem: Die großen TMS-Systeme am Markt sind entweder zu komplex, zu teuer oder beides. Also bleibt man bei Excel, E-Mail und WhatsApp — bis es nicht mehr geht: Eine Ladung wird doppelt berechnet, eine Frachtführer-Gutschrift wird bezahlt, bevor der Ablieferbeleg da ist, oder ein Lkw fährt 150 Leerkilometer für eine Fracht, die in der Börse gut aussah.
Ein Transport Management System (TMS) übernimmt die wiederkehrende Arbeit: Es führt jede Ladung vom Auftrag bis zur Rechnung, weiß, wo jeder Lkw zuletzt entladen hat, hält alle Dokumente an einem Ort und erstellt die Rechnungen. Cloud-TMS sind inzwischen so günstig, dass sich eines schon für ein Ein-Lkw-Unternehmen rechnet. Die Frage ist nicht mehr ob, sondern welches.
Fünf Arten von Software im Vergleich
„TMS" steht für sehr unterschiedliche Produkte. Wer die Kategorie kennt, spart sich wochenlange Demos:
| Kategorie | Stärke | Wo es für kleine Speditionen hakt |
|---|---|---|
| Excel + E-Mail | Kostenlos, flexibel, vertraut | Keine Marge pro Ladung, keine Belegkette, alles doppelt getippt; steht still, wenn die eine Person mit „ihrer" Tabelle im Urlaub ist |
| Buchhaltung / ERP | Rechnungen, USt, Finanzbuchhaltung | Kennt keine Ladungen, Stopps, Leerkilometer oder Subunternehmer — disponiert wird weiter in Excel |
| Enterprise-TMS | Große Flotten, EDI, komplexe Netze | Einführungsprojekte, Preise pro Modul und Berater; gebaut für Dispo-Abteilungen, nicht für ein Büro mit zwei Personen |
| Frachtenbörsen-Zusatztools | Laderaum und Frachten finden | Enden bei der Buchung — Auftrag, Ablieferbeleg und Rechnung liegen woanders |
| Cloud-TMS für kleine Speditionen | Auftrag → Disposition → POD → Rechnung an einem Ort, im Browser | Kein Lagerverwaltungssystem, nicht für Bahn-/Seefracht-Multimodal oder Zollabwicklung gebaut |
Wenn Sie Straßengüterverkehr mit eigenen Lkw, Subunternehmern oder beidem fahren, ist die letzte Kategorie die richtige Vergleichsbasis.
Worauf kleine Speditionen achten sollten: 10 Kriterien
- Frachtenimport ohne Abtippen. Wer Frachten aus Timocom oder anderen Börsen nimmt, braucht einen Import per Text oder Screenshot — in Sekunden.
- Mehrere Lade- und Entladestellen. Echte Aufträge haben zwei Beladungen und drei Entladungen, jede mit eigener Adresse, Zeit, Referenz und Bemerkung.
- Marge pro Transport vor der Zusage. Verkaufspreis minus Einkaufspreis minus Leerkilometer — bei der Disposition sichtbar, nicht erst im Monatsbericht.
- Leerkilometer ab dem echten Standort. Die Strecke von der letzten Entladung des Lkw zur neuen Beladung, automatisch berechnet.
- Subunternehmer. Transportaufträge, Gutschriften im Gutschriftsverfahren und die Prüfung, dass der Ablieferbeleg da ist, bevor gezahlt wird.
- Rechnung aus der Ladung. Kunde, Route, Referenzen und Betrag vorausgefüllt, lückenloser Nummernkreis, Reverse-Charge-Hinweis bei EU-Kunden.
- POD vom Fahrer-Handy. Per Link oder App — kein Scannen im Büro, kein Hinterherlaufen.
- Fuhrpark-Grundlagen. Lkw, Auflieger, Fahrer, Fristen für Führerschein, Versicherung, HU/TÜV — mit Erinnerungen.
- Ihre Sprachen. Wenn Fahrer und Subunternehmer Polnisch, Serbisch oder Bulgarisch sprechen, sollten ihre Werkzeuge das auch tun.
- Transparenter Preis. Monatspreis nach Anzahl der Benutzer, keine Einrichtungsgebühr, keine lange Vertragsbindung.
Was Excel wirklich kostet: eine Beispielrechnung
Software wirkt teuer, bis man die Stunden bewertet, die sie ersetzt. Beispiel: eine kleine Spedition mit 60 Transporten im Monat. Die Zahlen sind ein Beispiel — setzen Sie Ihre eigenen ein:
| Aufgabe | Zeit manuell | Pro Monat |
|---|---|---|
| Börsenfracht in Tabelle und Auftrags-PDF übertragen | 8 Min. | 8 Std. |
| Kundenrechnung schreiben | 10 Min. | 10 Std. |
| Rechnung des Subunternehmers mit Auftrag und POD abgleichen | 6 Min. | 6 Std. |
| Belege suchen, „Wo ist mein Lkw / mein POD?" beantworten | 5 Min. | 5 Std. |
| Summe | 29 Std. |
Bei internen Kosten von 30 € pro Bürostunde sind das 870 € Verwaltung im Monat — ohne einen einzigen Fehler. Halbiert ein TMS diese Zeit, spart es rund 435 € monatlich bei einem Abo von 46 bis 118 €. Der größere Gewinn sind meist die Ladungen, die Sie nicht mehr mit Verlust fahren, weil Sie die Leerkilometer vor der Zusage sehen.
So testen Sie ein TMS in drei Tagen
- Tag 1 — eine echte Ladung von A bis Z. Importieren Sie eine Fracht dieser Woche, disponieren Sie sie auf den eigenen Lkw oder einen Subunternehmer und prüfen Sie die Marge. Stimmt sie mit Ihrer Handrechnung überein?
- Tag 2 — die unbequemen Fälle. Ein Auftrag mit mehreren Stopps, eine stornierte Ladung, die Sie als Fehlfracht berechnen, eine Frachtführer-Gutschrift. Der einfache Weg funktioniert immer; der unbequeme zeigt das Produkt.
- Tag 3 — Rechnung und Beleg. Schließen Sie den Transport ab, laden Sie einen POD vom Handy hoch und erstellen Sie die Rechnung. Würden Sie dieses PDF so an Ihren besten Kunden schicken?
Fragen vor dem Kauf
- Kann ich alle Daten (Aufträge, Rechnungen, Dokumente) exportieren, wenn ich kündige?
- Wo werden die Daten gehostet — EU-Server, DSGVO-konform?
- Was kostet ein weiterer Benutzer, und brauchen Fahrer oder Subunternehmer eine eigene Lizenz?
- Wie bleibt der Rechnungskreis lückenlos, wenn zwei Personen gleichzeitig fakturieren?
- Wie geht das System mit der kommenden E-Rechnungspflicht im B2B um?
Cargon TMS — speziell für kleine Speditionen
Cargon wurde von einer aktiven Spedition für Unternehmen mit 1 bis 10 Lkw und einer Handvoll Subunternehmern entwickelt. Es deckt die Kette von der Frachtenbörse bis zum Zahlungseingang ab, ohne das Gewicht eines Enterprise-Systems:
- Timocom-Import — Text einfügen oder Screenshot ablegen; die KI macht daraus eine Ladung mit Stopps, Gewicht und Preis.
- Disposition und Ladungskombination — Frachten zu Touren bündeln, Transportauftrag an den Subunternehmer oder eigenen Lkw zuweisen.
- Marge pro Transport — Verkaufspreis, Frachtführerpreis und Leerkilometer ab der letzten Entladung, nach Ländern aufgeschlüsselt.
- Partner HUB — ein kostenloses Portal, in dem Subunternehmer ihre Aufträge sehen, PODs hochladen und Gutschriften abrufen.
- Driver App — Anmeldung mit dem Kennzeichen, Stopps auf dem Handy, POD direkt aus der Kabine.
- Fakturierung — Kundenrechnungen aus abgeschlossenen Transporten, Frachtführer-Gutschriften, Fehlfracht und Standzeit, Reverse Charge und Zahlungsziele.
- Fuhrpark — Lkw, Fahrer und Fristen, dazu ein Kilometerkostenrechner für Ihren Mindestfrachtpreis.
- 10 Sprachen — Deutsch, Englisch, Serbisch, Kroatisch, Slowenisch, Mazedonisch, Bulgarisch, Polnisch, Französisch und Italienisch.
Preis: ab 46 €/Monat für einen Benutzer (Team 79 € für 3, Business 118 € für 5, Professional 189 € für 10 Benutzer), 3 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.
Wann Cargon nicht passt: Wenn Sie ein Lagerverwaltungssystem, Bahn- oder Seefracht-Multimodalplanung oder Zollabwicklung brauchen, ist dafür Spezialsoftware die bessere Wahl.
Häufige Fragen
Was kostet eine Speditionssoftware für kleine Unternehmen?
Cloud-TMS für kleine Speditionen liegen meist zwischen etwa 40 und 200 € im Monat, abhängig von der Zahl der Benutzer. Enterprise-Systeme kosten zusätzlich Einführung und Module. Vergleichen Sie den Monatspreis immer mit den Bürostunden, die das System einspart — siehe die Beispielrechnung oben.
Wie lange dauert die Umstellung von Excel?
Die erste echte Ladung lässt sich am ersten Tag abwickeln. Die meisten kleinen Speditionen arbeiten eine bis zwei Wochen parallel — neue Aufträge im TMS, laufende in der alten Tabelle — und schalten dann komplett um.
Brauchen Fahrer ein eigenes Benutzerkonto?
Das hängt vom System ab und ist eine der wichtigsten Preisfragen. In Cargon melden sich Fahrer in der Driver App mit dem Kennzeichen des Lkw an, nicht mit einem persönlichen Benutzerkonto; Subunternehmer nutzen den kostenlosen Partner HUB.
Fazit
Für kleine Speditionen in Deutschland, Österreich und der Schweiz ist das beste TMS nicht das mit der längsten Funktionsliste, sondern das, das doppeltes Tippen beseitigt, die echte Marge vor der Abfahrt zeigt und die Rechnung am Tag der Zustellung verschickt. Testen Sie genau diese drei Dinge mit Ihren eigenen Ladungen — drei Tage reichen.