Samofakturisanje u prevozu: vi izdajete račun podizvođaču, ne on vama
Kratak odgovor: samofakturisanje znači da račun za uslugu prevoza ne izdaje podizvođač, nego vi, naručilac, u njegovo ime i na osnovu ugovorene cene. U EU je to dozvoljeno članom 224 Direktive o PDV-u, ako postoji prethodni pisani dogovor i postupak kojim podizvođač prihvata svaki dokument. Nemački klijenti to zovu Gutschrift i mnogi drugačije i ne rade.
Zašto bi iko to radio
Ako angažujete deset podizvođača, dobijate deset formata faktura, deset načina da se napiše referenca i deset rokova koje neko mora ručno da proveri. Polovina stigne bez broja naloga, četvrtina sa pogrešnim iznosom. Samofakturisanjem to okrećete: iznos je onaj koji ste ugovorili, format je vaš, a podizvođač samo proverava i prihvata.
| Podizvođač šalje fakturu | Vi izdajete kreditnu notu | |
|---|---|---|
| Ko upisuje iznos | podizvođač, ponekad pogrešno | vi, iz ugovorene cene |
| Format | svaki drugačiji | uvek isti |
| Kada nastaje | kad se podizvođač seti | čim je POD proveren |
| Provera pre plaćanja | ručno poređenje sa nalogom | nema šta da se poredi |
Šta mora da postoji pre prve kreditne note
- Pisani dogovor sa podizvođačem. Jedna klauzula u okvirnom ugovoru ili u uslovima naloga: da naručilac izdaje račune u ime prevoznika i da prevoznik ima rok da ospori dokument.
- Postupak prihvatanja. Podizvođač mora da vidi svaki dokument i da može da reaguje. Portal gde preuzima kreditne note i ima rok za prigovor je upravo to.
- Jasna oznaka na dokumentu. Na računu mora da piše da je izdat samofakturisanjem (u EU se traži izraz „Self-billing“ ili ekvivalent na jeziku države).
Šta treba da piše na kreditnoj noti
- podaci obe strane i PIB/VAT brojevi, uz jasnu oznaku ko je isporučilac usluge (podizvođač), a ko izdavalac dokumenta (vi);
- broj dokumenta u neprekidnom nizu, datum izdavanja i datum usluge;
- broj transporta, mesta utovara i istovara sa datumima;
- iznos bez PDV-a, stopa i iznos PDV-a ili napomena o prenosu poreske obaveze kad je prevoz prekogranični;
- rok plaćanja i eventualni skonto;
- napomena o samofakturisanju.
Srbija: na šta da pazite
Za domaće transakcije između srpskih firmi važe pravila sistema elektronskih faktura (SEF), pa samofakturisanje u domaćem prometu uskladite sa knjigovođom pre nego što krenete. Najčešće se koristi prema stranim nalogodavcima i podizvođačima iz EU, gde je to uobičajena praksa. Ako radite za nemačke špeditere, verovatno već primate Gutschrift, pa znate kako izgleda sa druge strane.
Najčešće greške
- Kreditna nota pre dokaza o isporuci. Ako je izdate čim podizvođač pošalje bilo kakav papir, platićete i nečitke CMR-ove. Prvo proverite POD, pa tek onda izdajte dokument.
- Iznos koji nije ugovoren. Stajanje, dead freight i dodatni stopovi idu kao posebne stavke sa šifrom, ne kao ručno uvećan ukupan iznos.
- Rupe u numeraciji. Obrisana pa ponovo napravljena nota ostavlja rupu koju revizor vidi prvi.
Kako to radi u Cargonu
Kreditna nota nastaje iz ugovorene cene prevoznika na transportu. Otvara se tek kad disponent prihvati POD. Podizvođač je preuzima u Partner HUB-u, a za više nota odjednom Cargon izdaje zbirni self-billing invoice sa obaveznom klauzulom i, ako je dogovoren, skontom. Numeracija je neprekidna po firmi, a stavke kao dead freight ili stajanje idu preko standardnih šifri.