Gutschriftverfahren mit Frachtführern: Voraussetzungen, Pflichtangaben, typische Fehler
Kurz gesagt: Im Gutschriftverfahren stellt nicht der Frachtführer die Rechnung, sondern Sie als Auftraggeber — in seinem Namen und zum vereinbarten Preis. § 14 Abs. 2 UStG erlaubt das, wenn es vorher vereinbart wurde. Auf dem Dokument muss das Wort „Gutschrift“ stehen, und widerspricht der Frachtführer, verliert es seine Wirkung als Rechnung. Wer die Gutschrift erst nach geprüftem Ablieferbeleg erzeugt, bezahlt keine Fahrt doppelt und keine, die nicht stattgefunden hat.
Warum Speditionen per Gutschrift abrechnen
Bei zehn Subunternehmern bekommen Sie zehn verschiedene Rechnungsformate: eine ohne Auftragsnummer, eine mit falschem Betrag, eine drei Wochen nach der Fahrt. Jede muss gegen den Transportauftrag geprüft werden. Im Gutschriftverfahren entfällt dieser Abgleich, denn der Betrag kommt direkt aus dem vereinbarten Frachtpreis.
| Rechnung vom Frachtführer | Gutschrift | |
|---|---|---|
| Betrag | vom Frachtführer eingetragen | aus dem vereinbarten Frachtpreis |
| Format | jedes Mal anders | immer gleich |
| Prüfung vor Zahlung | manueller Abgleich mit dem Auftrag | keine Abweichung zu prüfen |
| Zeitpunkt | wenn der Frachtführer daran denkt | sobald der POD geprüft ist |
Die drei Voraussetzungen
- Vorherige Vereinbarung. Mit jedem Frachtführer schriftlich festhalten, dass Sie per Gutschrift abrechnen. Am einfachsten im Rahmenvertrag oder in den Auftragsbedingungen, die er mit dem ersten Auftrag akzeptiert.
- Übermittlung an den Frachtführer. Die Gutschrift muss ihm zugehen, damit er sie prüfen kann. Ein Portal, in dem er jede Gutschrift sieht und herunterlädt, erfüllt das und dokumentiert es gleichzeitig.
- Kein Widerspruch. Widerspricht der Frachtführer, verliert die Gutschrift ihre Wirkung als Rechnung (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG) — und damit Ihr Vorsteuerabzug. Klären Sie Einwände deshalb, bevor Sie zahlen.
Was auf der Gutschrift stehen muss
Für eine Gutschrift gelten dieselben Pflichtangaben wie für jede Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG, plus eine eigene:
- vollständiger Name und Anschrift beider Seiten — der Frachtführer als leistender Unternehmer;
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Frachtführers, nicht Ihre eigene;
- fortlaufende, einmalige Nummer und Ausstellungsdatum;
- Zeitpunkt der Leistung — bei Transporten das Entladedatum;
- Art der Leistung: Transportnummer, Lade- und Entladeort;
- Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag — oder der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers bei ausländischen Frachtführern;
- das Wort „Gutschrift“ (§ 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG). Die Entsprechung in einer anderen EU-Amtssprache, etwa „Self-billing“, wird ebenfalls anerkannt.
Nicht verwechseln: Die kaufmännische „Gutschrift“ im Sinne einer Rechnungskorrektur ist etwas anderes. Für die Korrektur einer eigenen Rechnung verwenden Sie das Wort „Rechnungskorrektur“ oder „Stornorechnung“, sonst entsteht Verwirrung über die Steuerschuld.
Gutschriften und die E-Rechnungspflicht
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 (bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. 2028 (für alle) müssen sie inländische B2B-Rechnungen auch elektronisch ausstellen — das gilt auch für Gutschriften an deutsche Frachtführer. Ein PDF per E-Mail reicht dann nicht mehr; gefordert ist ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Für Frachtführer aus anderen EU-Ländern greift die deutsche Pflicht nicht. Klären Sie den Zeitplan mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie Ihr Verfahren umstellen.
Die häufigsten Fehler
- Gutschrift vor der POD-Prüfung. Dann wird auch die Fahrt mit unleserlichem CMR bezahlt. Wie die Prüfung aussieht, steht im Artikel POD-Prüfung vor der Gutschrift.
- Pauschal erhöhter Betrag statt eigener Positionen für Standgeld oder Fehlfracht. Wie man das sauber abrechnet: Frachtausfall und Stornogebühren abrechnen.
- Lücken im Nummernkreis durch Löschen und Neuerstellen. Korrekturen gehören in ein neues Dokument, das auf das alte verweist.
- Die eigene USt-IdNr. statt der des Frachtführers. Der Klassiker bei Vorlagen, die aus der Ausgangsrechnung kopiert wurden.
So läuft es in Cargon
Die Gutschrift entsteht aus dem vereinbarten Frachtpreis und wird erst freigegeben, wenn der Disponent den Ablieferbeleg akzeptiert hat. Der Frachtführer sieht und lädt sie im Partner HUB herunter — damit ist die Übermittlung dokumentiert. Für mehrere Transporte erzeugt Cargon eine Sammelgutschrift mit Pflichtvermerk und, falls vereinbart, Skonto. Der Nummernkreis bleibt lückenlos, Sonderpositionen laufen über feste Codes.